Entrevista a Yolanda Pérez: “La clave de la eficiencia es la actitud”


Yolanda Pérez, la autora de Lasecretariaexterna.com, nos recuerda que el tiempo es oro. "Para ser productivo, lo primero es conocerse a uno mismo".

En este primer mes con el blog, uno de mis principales problemas ha sido la organización.

Uno de los grandes encantos de internet es que en el rincón más inesperado te puedes encontrar un tesoro oculto. Yo que andaba en plena lucha interior por mi desorganización, de repente, se cruzó por mis ojos el siguiente título: Mini-Guía para liberar a tu productividad de la multitarea.

Al botón izquierdo de mi ratón le dio una pequeña subida de tensión arterial.

Pasado el momento de la absorción del artículo, empecé a curiosear por la web. Como siempre me fui en busca de información de la autora, de Yolanda Pérez. Entré en el apartado "sobre mí" y lo que encontré me gustó más todavía. Una mujer preparada, y ante todo, una mujer que había sido capaz de reinventarse a sí misma.

El título de su blog es la secretaria externa, pero no te engañes, no te imagines a Yolanda como una secretaria al uso. El trabajo de Yolanda va mucho más allá, se ha convertido en una experta de la optimización del tiempo y la productividad.

Lo vi claro. Había encontrado a la primera persona que deseaba entrevistar para Marketing para Inquietos.

No voy a engañarte, no las tenía todas conmigo de que aceptase la entrevista, pero algo me decía que iba a funcionar.

No solo funcionó, sino que me encontré con una persona agradable y dispuesta a ayudarme en todo lo que quisiese. Yolanda no solo dice que cree en la generosidad, si no que la aplica.

Pero vamos al lío, porque a la que tienes ganas de leer es a Yolanda.

Esta entrevista tiene dos objetivos. El primero, explicar cómo una persona puede frenar el cauce de su desorganización, y luego, una serie de consejos sobre como podemos organizarnos. El segundo, entrar un poco en qué consiste su trabajo y cómo ayuda a los profesionales que acuden a ella.

También, aprovecho mi propia experiencia de desastre organizativo para poder hacerle preguntas más concretas, y quién sabe, a lo mejor hasta salgo con un calendario implantado en la mente 😉

Empezamos.

¿Qué tal Yolanda? Encantada de tenerte en el blog. Me hace muchísima ilusión poder contar contigo.

Hola Cova, encantada de estar aquí, acompañándote en el estreno de esta sección de entrevistas. Creo que no puedes haberme hecho presentación mejor; así que, aquí me tienes preparada y dispuesta para todas las preguntas que tengas.

Genial Yolanda. Como comentaba antes, esta semana se ha cumplido un mes de vida del blog. Al hacer balance, me he dado cuenta que me estoy organizando muy mal. Llego a todo, pero siempre por los pelos.

Ahora imagínate que me tienes ahí contigo en Madrid. Te llamo desesperada a la puerta. Estoy en pleno colapso y necesito que me ayudes, ya que no se qué hacer para reconducir la situación. Cuándo una persona llega a semejante grado de caos, existe alguna manera de poder ponerse al día sin que tenga que pasarse 3 ó 4 días sin dormir o ya es imposible.

Claro que es posible. Partimos que es una cuestión de actitud, cuando tú llegas a esa situación es porque ya eres consciente de tu desorganización y falta de planificación. Eso implica que estás dispuesta a cambiar.

Lo primero sería examinarte para ver dónde están tus fugas de tiempo.

A lo mejor has sido muy generosa con tus objetivos. También podría ser que pierdes mucho el tiempo o que por una serie de circunstancias, tienes muchas interrupciones mientras trabajas.

"Sé sincero contigo mismo y busca tus fugas de tiempo" [#Entrevista @yolandapd]

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Localizadas las fugas, habría que establecer unas rutinas y unos hábitos sanos para que vuelvas a encauzar el trabajo. Pero, ¡claro que se puede salir del caos!

Uno de mis principales fallos ha sido no definir bien mis objetivos, o quizás, no he dedicado la cantidad de horas que necesitaba para cumplirlos. ¿Se puede determinar de alguna manera el número de horas que se necesitan aplicar para cada tarea?

Sí, aunque ya partimos de un error.

No se trata exactamente de saber cuántas horas. Piensa en tu proyecto, lo debes dividir en objetivos, y estos en tareas. A lo mejor, el error proviene de que estás dedicando muchas horas en la consecución de una única tarea, olvidando las demás.

A veces, en los objetivos que se alargan en el tiempo, uno se puede perder. Por eso es tan importante organizar ese objetivo en tareas o en bloques de trabajos de "x" horas.

Dentro de un proyecto, tendremos distintos objetivos, la clave está en colocar cada bloque de trabajo en su sitio y lugar.

Precisamente, en relación a ser capaz de poner cada tarea en su sitio y posición es la siguiente pregunta. Siempre he dividido las tareas entre "urgentes e importantes". Pero claro, a veces para desconectar de una tarea "urgente", pasaba a una "importante" y le dedicaba las horas que no tenía. También, surgen imprevistos, llamadas... ¿cómo hacemos para en ese caos diario no perder la perspectiva de lo que estamos haciendo?

Lo primero que tenemos que hacer para barrer dentro de ese caos es eliminar la palabra urgencia. La "urgencia" no existe. Tú te tienes que focalizar en lo importante, en la consecución de tus objetivos.

Por ejemplo, la ley de Pareto: "el 20% de tus actividades es lo que va a producir el 80% de tus resultados". Esos resultados los podemos equiparar, por ejemplo, a las facturas con las que obtienes el dinero que necesitas todos los meses para vivir. Eso es lo importante.

"Ley de Pareto: El 20% de tus actividades, va a producir el 80% de tus resultados" [#Entrevista @yolandapd]

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Luego, existen una serie de tareas rutinarias que también son necesarias para que funcione tu negocio, pero que no son tan importantes.

Las urgencias no deben existir. Son tareas importantes que no hicimos cuando tocaba.

Vaya, siempre había dividido las tareas entre urgentes e importantes, a modo de saber que debía hacer primero.

Bien, mira vamos a partir de que las urgencias son los encargos que tengas de tus clientes. Abres la bandeja de correo y ves que te están pidiendo un informe para ya.

Aquí debemos ser cuidadosos, pero también debemos aprender a decir que no. Si un cliente no se ha planificado bien, debemos conseguir que asuma que le buscaremos un hueco o le tendremos que decir que no.

No podemos mover siempre nuestra agenda de acuerdo a las urgencias de terceras personas, ya que es ahí podemos desorganizarnos.

Solo podemos categorizar como "urgencia" un problema médico o alguna situación similar.

"Las urgencias son tareas que no hicimos cuando tocaba" [#Entrevista @yolandapd]

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Vale, damos por eliminada la palabra "urgencia" de nuestra planificación. Cuál es el siguiente paso.

Iríamos a cómo organizaríamos nuestro día para potenciar tu productividad.

Para mí hay dos tipos de trabajadores: las personas más productivas durante el día y las que lo son durante la noche. De hecho, recuerdo en la facultad a los que nos denominábamos alondras. Es decir, los que cuando tocaba un examen madrugábamos para estudiar.

Sí, yo era alondra 100%

En cambio, los que son más activos a medida que pasa el día son los que llamábamos búhos. Ya que tú y yo somos alondras, vamos a centrarnos en las alondras.

"El secreto de la eficiencia está en conocer tu gráfica de productividad" [#Entrevista @yolandapd]

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Por ejemplo, en mi caso. A primera hora, no soy capaz de ponerme con un bloque de tareas de que dure 2 ó 3 horas, tengo por así decirlo que calentar motores. Por ello, me programo alguna tarea que no implique mucho tiempo. Después de eso, ya sí puedo afrontar un bloque que me exija más concentración.

Podríamos distinguir tres etapas. La primera, cuando nos estamos preparando, estamos preparándonos para el momento de máxima concentración, la subida a la montaña lo podríamos llamar.

Ahí ya tocamos cima. Es la segunda etapa y se trata del tiempo de máxima eficiencia. Su duración ya depende de la capacidad de la persona.

Y desde aquí, la última parte: emprendemos el descenso de la montaña, momento que como antes, podemos aprovechar para tareas que nos exigen menos concentración.

Por ejemplo, tareas como llamadas, revisar el correo electrónico, reuniones...

Al final Yolanda, lo que veo que se trata de conocerse a uno mismo y adaptar en la medida de lo posible, las tareas a nuestra capacidad productiva.

Exactamente, es lo que llamo yo hacer un DAFO de tu productividad. Al conocer tus momentos de mayor eficiencia es ir jugando y asignando las tareas según tu nivel de actividad.

"Adapta tus trabajos más difíciles a tus momentos de mayor energía" [#Entrevista @yolandapd]

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Eso sí, lo más importante es la actitud para adecuarte a la planificación. Después de 21 ó 30 días, ya tienes un hábito creado y haces esa adecuación de manera mecánica.

Siguiendo en la línea de la capacidad de producción, uno de mis principales errores ha sido el no ser capaz de gestionar un horario. Unos días trabajaba muchísimas horas, en otros estaba saturada, por tanto, tenías días muy productivos y otros muy bajos. Al final, autoanalizándome me doy cuenta que estoy perdiendo tiempo.

Desde luego, eso no es sano. Cova, tienes que pensar que cuando tienes un negocio propio es habitual no desconectar nunca. Eso es normal, pero no quiere decir que no te obligues a ponerte un horario.

Con el cansancio solo conseguimos dos resultados: cometer más errores y perder tiempo al ser menos eficiente. Piensa que una tarea que de normal tardas en realizar 30 minutos, por el cansancio tardarás, a lo mejor, una hora.

"El cansancio tiene dos consecuencias: errores y pérdida de tiempo" [#Entrevista @yolandapd]

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Porque no nos explicas como gestionas tú tu agenda, creo que no puede haber ejemplo mejor.

Si te fijas, todo es planificación. Por ejemplo, los viernes es para mí un día muy light. De hecho, por la mañana, me dedico a resolver cuestiones que hayan quedado pendientes o que haya que repasar. Si hay alguna reunión, intento que no sea como muy tarde, a mediodía.

Me planifico así, ya que por la tarde me dedico a organizar la semana que viene.

En mi caso, yo me baso en objetivos mensuales, por tanto, reparto mis tareas en semanas. Dentro de la semana, los distintos bloques de trabajo. Y estos, los ubico según a mí me convenga, como comentábamos antes, en relación a mi gráfica de productividad.

También, en ese sentido, me gusta a principio de semana realizar los bloques de trabajo más pesados o largos. Suelo solventarlos de lunes a miércoles, para así los jueves ir empezando a aligerar.

Eso sí, siempre bajo la premisa de la flexibilidad. En un trabajo como el mío, no voy a dejar de reunirme con un cliente porque no lo tuviese planificado con anterioridad. De hecho, es la planificación la que me permite ser más flexible.

"Al ser alondra organizo mis tareas más duras por la mañana" [#Entrevista @yolandapd]

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Además, recuerda también que tengo un blog y eso implica también bastante trabajo. Por ejemplo, al blog le dedico dos bloques de trabajo cortos, en vez de hacerlo en uno entero. Por las noches que tengo ya menos energía, aprovecho para documentarme, leer otros blogs, pienso cómo voy a compartir mis post en las redes sociales...

Photo credit: stoneysteiner via Foter.com / CC BY

Y cuando te pones a trabajar, cómo evitas las distracciones, la famosa multitarea. Hay personas que no saben vivir sin consultar continuamente su correo o la última notificación que le haya llegado de Twitter.

Este punto está claro. Puerta cerrada, redes sociales cerradas, el correo electrónico cerrado... Aunque en mí caso, por las características especiales de mi trabajo debo consultarlo a menudo. No el mío claro, si no el del cliente que corresponda a ese bloque de trabajo.

Desde luego, escuchándote parece sencillo. Pero ahora que te hemos sonsacado cómo podemos empezar a organizarnos, me gustaría cambiar un poco la dirección de la entrevista y que nos hables más de tu trabajo. En mi caso, ni siquiera conocía la figura de la secretaria online.

Ya que estábamos hablando de productividad, si es importante hacer una distinción. Una secretaria virtual no tiene porque trabajar tu productividad, no es su labor. Su trabajo consiste en ejecutar una serie de tareas que ha delegado y ya está.

En cambio, yo he enfocado mis servicios en ayudar a las personas con las que trabajo a mejorar su productividad.

Lo normal es que acudas a mí cuando tienes un período de desorganización y quieres hacer una inversión en comprar mi tiempo.

Siempre empezamos poco a poco, con las tareas más rutinarias y que son más sencillas de delegar como una primera atención al cliente, la facturación, envío de presupuestos...

Más que nada, lo que son tareas burocráticas o administrativas.

Este proceso nos permite irnos conociendo, con lo cual, puedo ir viendo cuáles son tus fortalezas y debilidades. Aquí puedo ir proponiéndote, ir guiándote, te llevo por así decirlo a mí terreno.

Me irías modelando...

Se trata de ir inculcándote unos hábitos. En algunos casos, nos apoyaremos en algunas herramientas y llegado un determinado momento, empezaremos a compartir un calendario común.

Es decir iremos poco a poco generando unas rutinas de trabajo.

No se trata de que me des las tareas, yo las ejecute y ya está. No es esa mi manera de trabajar.

Hoy por hoy, el perfil de mi cliente ideal es una persona que realmente se quiere dejar ayudar a mejorar su productividad y ganar tiempo.

La base es esa actitud y querer trabajar en equipo.

Siempre me ha llamado la atención es que en la firma de tus email aparece la frase "delegar es confiar". En una entrevista con Raúl Miruri mencionabas que te gustaba denominarte "la persona de confianza" más que la secretaria. Para mí, en esa frase haces un resumen fantástico de tu labor. Ya que un trabajo como el tuyo debe siempre sustentarse en la confianza.

Es difícil, yo soy la primera que si me dices ahora de trabajar con alguien, pensaría: "cómo voy a hacerlo si no conozco de nada a esta persona".

Por ello, las dos personas tienen que poner de su parte, más aún, cuando estamos hablando en un entorno completamente virtual.

"Más que una secretaria soy la persona de confianza de mis clientes" [#Entrevista @yolandapd]

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De hecho, siempre es interesante el poder hacer una reunión presencial para facilitar el proceso. Así se consiguen resultados antes .

Por eso, tampoco me gusta empezar con un exceso de tareas. Es mejor ir poco a poco, sembrando, creciendo. En ese sentido, también me atrae más trabajar con clientes que parten de una desorganización que ya están consolidados.

Cuando colaboras con la persona desde un inicio es más sencillo establecer una relación de trabajo en equipo basada en la confianza. Desde luego, la confianza hay que trabajarla, no surge de la nada.

Ahora otra cuestión sobre tu modo de trabajo que me genera mucha curiosidad. Tienes clientes muy dispares. Puedes trabajar con empresas, pymes, autónomos, freelance... y cada uno, a lo mejor, está en un sector distinto. ¿Cómo gestionas esa disparidad?

Poco a poco te vas volviendo más selectiva. Al principio, cuando empiezas aceptas cualquier proyecto.

Si lo piensas, da igual la forma jurídica que tenga el cliente, sea empresa, pyme o un autónomo que trabaje desde casa.

En un principio, empiezas solo con una serie de tareas que te delegan.

Luego, poco a poco, a través de esas tareas y que el cliente también te guía, vas conociendo de qué va ese negocio.

Por supuesto, antes de realizar una entrevista con alguien he hecho una labor de investigación previa acerca del sector. En ese sentido, internet facilita mucho la labor ya que puedes acceder a los perfiles de los profesionales.

De hecho, algunos de los cliente que tengo los he conocido en las redes sociales gracias a interactuar con ellos. Con otros, en cambio, han surgido intercambios productivos: "tú me haces estas tareas y yo te hago estas otras"...

A base de reunirnos, pues voy entendiendo el funcionamiento de su negocio. Como te decía antes, no viene de la noche a la mañana.

Luego, hay otras cuestiones, como puede ser la facturación que son comunes a casi todos los profesionales.

Para terminar la entrevista me gustaría preguntarte cómo sería un día habitual a la hora de trabajar contigo.

Lo primero que tienes que pensar es que en mi agenda está la agenda de cada cliente, de cada negocio.

Por tanto, según sea la cantidad de tareas que el cliente tiene delegada en mí, ubico un bloque de trabajo, dos o tres o los que hagan falta. Aunque también es cierto que son labores muy rutinarias, así que es fácil organizarlas.

¿Cómo organizo yo la agenda de mis clientes?

Depende del perfil. Algunos se la gestionan ellos ya a lo mejor están todo el día en la calle organizando eventos.

En el caso de que sea yo la que gestiona la agenda, compartimos un calendario y en él voy ubicando las reuniones o cuestiones que haya programadas.

Ten en cuenta que esto es variable ya que depende del negocio de cada persona y como gestiona el tiempo.

En general, las dos partes nos ponemos de acuerdo sobre cómo comunicarnos.

Desde luego, tienes un don con la organización ya que veo complicadísimo no solo que seas capaz de gestionar agendas completamente distintas, con rutinas de trabajo distintas, si no que luego, todo esto lo adaptas a ti.

Exactamente, al final esa es mi habilidad. También, soy muy estructurada, supongo que es todo esto lo que me llevó a escoger esta profesión.

Me gusta mucho todo lo que tiene que ver con productividad, tengo un método, lo adapto a mi propia manera de ser y busco personas que sean compatibles conmigo. Si no eres capaz de llegar a unos mínimos, la relación no llegará a buen fin.

También, la experiencia es un grado, piensa que llevo ya cinco años como secretaria virtual, al final, toda esa experiencia ayuda a poder gestionar mejor todo este tipo de cuestiones. Siempre intento que estos períodos de adaptación se den en épocas de menor trabajo.

Fíjate, por ejemplo, ahora estoy trabajando en un nuevo servicio, lo lanzaré sobre febrero y marzo. Se trata de un paquete de consultoría administrativa.

En vez de llamarme tú porque quieres trabajar conmigo, lo haríamos al revés. Es decir, yo trabajaría en tu productividad para solucionar la desorganización que exista. Si luego ya, tú quieres seguir delegando alguna tarea, no hay problema, pero si no, con este nuevo servicio tu problema de productividad queda solucionado.

"Mi nuevo servicio soluciona tu desorganización generándote una rutina de trabajo sana" [#Entrevista @yolandapd]

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¿Sería como un chequeo médico de la eficiencia? Me examinas, me recetas las medicinas adecuadas y curas mi desorganización.

No se trata tanto de eso. Haríamos un estudio de tus fortalezas y debilidades productivas, analizaríamos la gráfica de tu productividad y según fuésemos viendo, iríamos planteando una programación semanal.

La idea es acompañarte en esas semanas para que cumplas esa programación. Si después de cuatro o cinco semanas ya has generado un hábito que eres capaz de cumplir. Es importante recalcar la importancia de la palabra cumplir. Es igual que si estuviésemos hablando de una dieta. Tú sabes que tienes que ir al médico lo que te motiva a ponerte las pilas, para cumplir lo que te ha mandado.

Aquí igual. Tú sabes que los viernes por la tardes tienes programada una reunión con Yolanda, por lo que te esfuerzas en cumplir la programación.

Podríamos decir que te vas a convertir un poquito en coach productiva.

Sí, se podría decir que sí. No deja de ser acompañarte en un programa basado en ese DAFO sobre tu productividad. Al final se trata de organizar, planificar, crear un hábito específico para ti.

Se trata de poder recomendarte el mejor método según tu manera de ser y tu gráfica de productividad.

"Te encuentro el método productivo apropiado y específico para ti" [#Entrevista @yolandapd]

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Yolanda ha sido un placer tener en Marketing para Inquietos. Desde luego, en mí has ganado a una fan incondicional y ya tengo un aviso programado en mi calendario para que me recuerde que cada lunes sacas post. Estoy intentando erradicar la multitarea de mi ser y estoy convencida que con tu ayuda lo lograré.

Muchas gracias a ti Cova por darme la oportunidad de estrenar la sección de entrevistas. Muy buena suerte y a por todas con esa productividad.

Muchas gracias Yolanda. Creo que no hay mejor despedida que tu propio hashtag. Un abrazo y siempre #conunasonrisa.

Como imagino que te habrás quedado con ganas de saber más acerca de productividad u organización.

Te recuerdo que puedes encontrar a Yolanda en su blog Lasecretariaexterna.com (por suscribirte te regala una guía repleta de consejos).

También la puedes localizar en Twitter y Google+.

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La terminología es un rollo. Sí, mogollón de palabrejas que no nos dejan entender la información que necesitamos. Descárgate el Diccionario Inquieto de Marketing y ten a mano todo lo que necesitas.

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